Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vermietung von Ausstellungsflächen und Workshopräumen, diverse Veranstaltungsleistungen, Überlassung von virtuellen Räumen für Vorträge, Vorführungen etc. im Rahmen der Breakout-Sessions während der Online-Veranstaltungen sowie Werbeleistungen

1. Allgemeines

1.1. Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der zum Zeitpunkt der Anmeldung gültigen Fassung gelten für alle Präsenz- und Online-Veranstaltungen, die von der Arbeitsgemeinschaft Endoprothetik GmbH – nachfolgend auch AE oder Veranstalter genannt – organisiert und/oder durchgeführt werden.

Im Internet sind diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter www.ae-gmbh.com/agb-b2b einsehbar, können über diese Webseite heruntergeladen und ausgedruckt werden.

1.2. Vertragspartner sind der Veranstalter (Arbeitsgemeinschaft Endoprothetik GmbH) und die teilnehmende Firma.

Der Gegenstand des Vertrages wird im von der teilnehmenden Firma unterzeichneten Anmeldeformular, in der Anmeldebestätigung der AE und ggf. weiteren schriftlichen Vereinbarungen zwischen den Vertragspartnern festgehalten. Zum Gegenstand des Vertrages können folgende Leistungen der AE gehören:

Bei Präsenzveranstaltungen:

• Vermietung von Ausstellungsflächen und Workshopräumen (inkl. Einräumen von Workshopslots) an die teilnehmende Firma mit dem Zweck, ihre Produkte und Dienstleistungen bei den AE-Veranstaltungen zu präsentieren, Anwendungen dieser Produkte zu erklären und mit Teilnehmern der Veranstaltung zu üben sowie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Produktinformationen zur Verfügung zu stellen
• Platzierung von Werbeinhalten (z. B. Logo, Kontakt- oder Produktinformationen) der teilnehmenden Firma in AE-Veranstaltungsprogrammen, auf der AE-Website und auf Rollups im Bereich der Fachausstellung (nur AE-Industriepartner)

Bei Online-Veranstaltungen:

• Überlassung von virtuellen Räumen für Vorträge, Präsentationen etc. im Rahmen von Breakout-Sessions
• Platzierung des Logos auf der Webseite zur Veranstaltung, Erstellung der veranstaltungsbezogenen Produktseite für die teilnehmende Firma, Anbindung ihrer Werbeinformationen über Buttons und Links sowie Verlinkung der Produktseite im Chat

Bei allen Veranstaltungen:

• Präsentation der teilnehmenden Firma in Begrüßungs- und Pausenfolien
• Gewährung des Zugangs zum wissenschaftlichen Programm für Mitarbeiter der teilnehmenden Firma (nach Möglichkeit)

1.4. Abweichende oder ergänzende AGB werden nicht Bestandteil des Vertrags, wenn ihrer Geltung nicht ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde.

2. Anmeldung und Vertragsabschluss

2.1. Ein Anmeldeformular, das die AE an die teilnehmende Firma mit der Einladung verschickt, ist zunächst ein unverbindliches Angebot.

2.2. Die Anmeldung der teilnehmenden Firma ist ein unwiderrufliches Vertragsangebot, an das die teilnehmende Firma bis zum Beginn der Veranstaltung gebunden ist.

2.3. Die Zusendung der Anmeldung an die AE führt zu keinem Anspruch auf Zulassung. Erst durch die Bestätigung der AE wird der Vertrag abgeschlossen.

2.4. Vertragsinhalt sind auch jeweils vor Ort geltende Hygienekonzepte, Hausordnungen sowie organisatorische und technische Bestimmungen.

2.5. Eine bereits erteilte Bestätigung der AE kann widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass die Angaben der teilnehmenden Firma in ihrer Anmeldung in wesentlichen Punkten unvollständig oder nicht wahrheitsgemäß sind.

2.6. Mündliche Absprachen sind rechtlich nicht verbindlich.

3. Zuweisungen der Ausstellungsflächen und Workshopslots

3.1. Die Zuweisung der Standflächen und der Workshopslots erfolgt durch den Veranstalter. Die Wünsche der teilnehmenden Firma werden nach Möglichkeit berücksichtigt.

3.2. Die AE behält sich vor, der teilnehmenden Firma nachträglich einen Stand oder Workshopraum in anderer Lage zuzuweisen, die Größe der Ausstellungsfläche zu ändern und Ein- und Ausgänge zum Veranstaltungsgelände oder zu den Räumlichkeiten zu verlegen oder zu schließen.

3.3. Die AE behält sich vor, den Veranstaltungsort, die vorab mitgeteilten Workshopslots und Ausstellungszeiten zu verlegen bzw. deren Dauer zu ändern, soweit es das Programm oder sonstige Umstände erfordern oder um einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewährleisten.

4. Nutzung von Ausstellungs- und Workshopflächen / Regeln für Breakout-Sessions

4.1. Die teilnehmende Firma darf die für den Ausstellungsstand und/oder die Workshopdurchführung gemieteten Flächen nur für ihren Auftritt nutzen. Die vollständige oder teilweise Überlassung an andere Unternehmer bedarf der Zustimmung des Veranstalters, dies wird entsprechend berechnet. Für Mitaussteller gelten die gleichen Bedingungen wie für die teilnehmende Firma. Für die in Bezug auf die Ausstellungsfläche entfallenden Entgelte und für eventuelle Schadensersatzansprüche, die auf den gemeinsamen Betrieb der Ausstellungsfläche zurückzuführen sind, haften der Mitaussteller und die teilnehmende Firma gesamtschuldnerisch.

4.2. Die Standfläche ist unbedingt einzuhalten, auch Beleuchtungskörper, Aufsteller, Vitrinen etc. dürfen nicht über die Standgrenzen hinausragen. Nichtbeachtung der von der AE gesetzten und vertraglich vereinbarten Standgrenzen müssen wir mit einer Handling-Pauschale weiterberechnen.

4.3. Standbau, Standgestaltung, Präsentationen, Werbung und das Verhalten der Mitarbeiter der teilnehmenden Firma müssen den allgemeinen wettbewerbs- und ordnungsrechtlichen Regeln, den technischen Schutzvorschriften sowie den guten Sitten entsprechen. Visuelle und akustische Belästigungen der benachbarten Stände oder Verkehrsbehinderungen auf den Stand- und Gangflächen dürfen nicht entstehen. Die rechtliche Verantwortung hierfür liegt allein bei der teilnehmenden Firma. Rufschädigende, beleidigende, rassistische oder diskriminierende Äußerungen seitens Mitarbeitern der teilnehmenden Firma sind untersagt und führen zum sofortigen Ausschluss der teilnehmenden Firma aus der Veranstaltung.

4.4. Die Ausstellungsstände müssen während der Veranstaltungszeiten personell besetzt und mit Ausstellungsgut bestückt sein. Ein verfrühter Abbau ist nicht gestattet.

4.5. Es dürfen nur Gegenstände ausgestellt werden, die dem wissenschaftlichen Programm der Veranstaltung entsprechen. Andere Gegenstände dürfen nur dann ausgestellt werden, wenn dies für die Darstellung bzw. den Funktionsablauf des zulässigen Ausstellungsobjektes unabdingbar erforderlich ist. Am Ausstellungsstand dürfen keine Workshops durchgeführt werden.

4.6. Einen Monat nach Ende der Online-Veranstaltung werden die Produktinformationen sowie andere Werbeinhalte der teilnehmenden Firma auf der AE-Website unwiderruflich gelöscht.

4.7. Die teilnehmende Firma gewährleistet, dass die von ihr der AE zur Verfügung gestellten Präsentationsinhalte sowie die verlinkte(n) Zielseite(n) weder gegen geltendes Recht verstoßen noch Rechte Dritter, gleich welcher Art, beeinträchtigen oder verletzen.

4.8. Die teilnehmende Firma stellt die AE von jeglichen Ansprüchen Dritter bezüglich der Nutzungsrechte an Präsentations- und Werbeinhalten frei und verpflichtet sich, der AE in diesem Umfang alle etwaigen in diesem Zusammenhang entstehenden Nachteile und Schäden zu ersetzen.

4.9. Für die Durchführung von Breakoutsessions durch einen von der Firma beauftragten Referenten oder eines Mitarbeiters ist die Teilnahme an einer der von der AE bzw. ihren Technikpartnern organisierten Online-Probe zwingend erforderlich. Diese findet bis zu 3 Tage vor der Veranstaltung statt.

Dabei muss die teilnehmende Firma gewährleisten, dass die gleiche Internetverbindung, die gleichen Geräte und Anschlüsse sowie die Übertragung von Bild und Ton geprüft werden, die dann auch bei der Live-Veranstaltung genutzt werden. Die vortragende(n) Person(en) wird/werden in o. g. Online-Probe auf die Anwendung der entsprechenden Webinartools geschult.

Die Zahlungspflicht für die gebuchte Session bleibt auch bestehen, wenn die teilnehmende Firma bzw. die von ihr beauftragten Personen die von der AE anberaumten Probentermine nicht wahrgenommen haben.

4.10. Die AE weist darauf hin, dass möglichst wenig und umweltfreundliches Verpackungsmaterial benutzt werden sollte. Kisten, Paletten, Folien und sonstiger anfallender Abfall sind von der teilnehmenden Firma selbst zu entsorgen, anderenfalls werden die entstandenen Entsorgungskosten der teilnehmenden Firma in Rechnung gestellt.

5. Zurückweisung, Entfernung, Deaktivierung

5.1. Die AE ist berechtigt, Ausstellungsinhalte zurückzuweisen oder zu entfernen bzw. zu deaktivieren, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass diese gegen geltendes Recht verstoßen oder Rechte Dritter beeinträchtigen oder verletzen, oder wenn die Darstellung der Inhalte der AE aus sonstigen Gründen unzumutbar ist. Unzumutbar ist insbesondere die Darstellung von Inhalten, die gegen die Grundsätze des Jugendschutzes verstoßen, rechtsradikale Inhalte aufweisen oder auf diese verweisen, technisch und/oder qualitativ erheblich unzureichend gestaltet oder in sonstiger Weise geeignet sind, die AE und/oder deren Plattform in einem negativen Licht darzustellen bzw. das Vertrauen Dritter in die AE bzw. in deren Plattform erheblich zu beeinträchtigen.

5.2. Wenn die AE Maßnahmen nach Ziff. 5.1 ergriffen hat, wird sie die teilnehmende Firma unverzüglich unter Angabe der Gründe informieren. In diesem Fall steht es der teilnehmenden Firma frei, die Inhalte bis zu Veranstaltungsbeginn durch andere zu ersetzen, welche den vertraglichen Anforderungen entsprechen. Hierdurch auftretende Verzögerungen gehen zu Lasten der teilnehmenden Firma.

5.3. Die AE ist berechtigt, Mitarbeiter oder Vortragende der teilnehmenden Firma, die gegen die Chatregeln einer Online-Veranstaltung verstoßen (etwa durch Posten nicht durch die AE genehmigter Werbeinhalte), aus dieser Online-Veranstaltung auszuschließen.

5.4. Die Verpflichtung der teilnehmenden Firma zur Zahlung der Vertragssumme bleibt von der Vornahme von Maßnahmen gemäß Ziff. 5.1, 5.3 und 4.3 unberührt.

6. Preise

6.1. Die im Anmeldeformular genannten sowie andere schriftlich vereinbarte Preise sind Pauschalpreise. Sie gelten für die gesamte Veranstaltungs-, Auf- und Abbauzeit und verstehen sich jeweils zzgl. der zum Zeitpunkt der Leistungserfüllung geltenden gesetzlichen MwSt.

6.2. Die von der AE ausgelegten Kosten für Bestellungen von Technik, zusätzlichem Mobiliar etc. für die teilnehmende Firma werden weiterberechnet. Diese Kosten werden der Firma zuvor mitgeteilt.

6.3. Der Preis für die Ausstellungsfläche beinhaltet die Teilnahme der mit der AE vertraglich vereinbarten Anzahl namentlich genannter Mitarbeiter der teilnehmenden Firma an der Veranstaltung inklusive Tagungscatering während der wissenschaftlichen Veranstaltung. Dabei wird der Einlass der Mitarbeiter der teilnehmenden Firma in den Vortragssaal einer Präsenzveranstaltung nur dann gewährleistet, wenn das Hygienekonzept und die Raumkapazität dies ermöglichen. Siehe auch 1.3.

6.4. Zusätzliche Mitarbeiter der teilnehmenden Firma können nach Möglichkeit gegen Berechnung durch die AE zugelassen werden.

6.5. Zusätzliche Ausstellungsflächen müssen vor der Veranstaltung angemeldet und genehmigt werden und werden entsprechend berechnet.

6.6. Mitarbeiter der teilnehmenden Firma können nach schriftlicher Voranmeldung an dem für Teilnehmer der Veranstaltung angebotenen Kursabend gegen Berechnung teilnehmen. Bei Nichterscheinen oder Stornierung der Teilnahme weniger als 8 Tage vor der Veranstaltung wird die gebuchte Teilnahme für den Kursabend in Rechnung gestellt.

7. Zahlungsbedingungen

7.1. Die in Rechnung gestellten Beträge für alle Leistungen und Auslagen der AE in Verbindung mit der Veranstaltung sind sofort nach Erhalt der Rechnung fällig, es sei denn, ein anderes Zahlungsziel ist in der Rechnung genannt. Ggf. anfallende Bank-/Zahlungsgebühren gehen zu Lasten des entsendenden Unternehmens. Die teilnehmende Firma hat den vollen Rechnungsbetrag ohne Abzug auf das Konto der Arbeitsgemeinschaft Endoprothetik GmbH zu überweisen:
IBAN: DE21 6809 0000 0027 3421 08
BIC: GENODE61FR1
Kreditinstitut: Volksbank Freiburg

7.2. Im Falle des Zahlungsverzuges ist die AE berechtigt, Zinsen in Höhe von 8 % über dem Basiszinssatz zu berechnen, soweit es sich bei der teilnehmenden Firma nicht um einen Verbraucher im Sinne des Gesetzes handelt. Im letzteren Fall gilt ein Zinssatz in Höhe von 5 % über dem Basiszinssatz. Wenn die AE einen höheren Verzugsschaden nachweist, kann dieser geltend gemacht werden. Die teilnehmende Firma ist ebenso berechtigt, den Nachweis zu erbringen, dass ein Schaden überhaupt nicht entstanden oder geringer ist als von der AE geltend gemacht. Die teilnehmende Firma ist verpflichtet, die genannten Zinsen zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung zu zahlen, ohne dass eine Mahnung bezüglich der Hauptschuld verschickt wurde.

7.3. Die teilnehmende Firma kann gegen Forderungen des Veranstalters nur solche Forderungen aufrechnen und nur hinsichtlich solcher Forderungen ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen, die entweder unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

7.4. Beanstandungen von Rechnungen können 14 Tage nach Rechnungserhalt nicht mehr geltend gemacht werden.

8. Ausfall und Änderung der Veranstaltung

8.1. Ist die AE infolge höherer Gewalt oder aus anderen, von ihr nicht zu vertretenden Gründen genötigt, einen oder mehrere Ausstellungs- oder Workshopbereiche vorübergehend oder auch für längere Dauer zu räumen, die Veranstaltung zu verschieben, zu verkürzen oder zu verlängern, so erwachsen der teilnehmenden Firma hieraus weder Rücktritts- oder Kündigungsrechte noch sonstige Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche gegenüber der AE. Sollte die Veranstaltung aus irgendeinem Grund eingeschränkt oder abgesagt werden müssen, ergeben sich daraus keine Ansprüche gegen die AE. Dieser Haftungsausschluss erstreckt sich auch auf kurzfristig notwendig werdende Änderungen der Ausstellungsfläche, Platzierung o. Ä.

8.2. Eventuell erforderliche behördliche Genehmigungen hat grundsätzlich die teilnehmende Firma einzuholen. Ausschließlich die teilnehmende Firma trägt auch die Verantwortung dafür, dass an ihrem Stand die gewerberechtlichen, polizeilichen, gesundheitsrechtlichen und sonstigen Bestimmungen eingehalten werden. Sollte wegen Verstoßes gegen diese Bestimmungen die Teilnahme an der Veranstaltung nicht genehmigt oder nachträglich untersagt werden bzw. vor Beendigung der Veranstaltung ein Standabbau erforderlich sein, hat die teilnehmende Firma daraus keinerlei Ansprüche auf Kostenrückerstattungen gegenüber der AE.

9. Kündigung aus wichtigem Grund

9.1. Jede Vertragspartei ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn

a) die andere Vertragspartei schuldhaft gegen ihr obliegende wesentliche vertragliche Verpflichtungen verstößt und den Verstoß trotz Abmahnung nicht innerhalb angemessener Frist abstellt. Einer vorherigen Abmahnung bedarf es nicht, wenn sie zwecklos oder der zur Kündigung berechtigten Vertragspartei nicht zumutbar ist.

b) die andere Vertragspartei schuldhaft gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, welche zur Durchführung dieses Vertrages unmittelbar oder mittelbar bedeutsam sind. Die Vertragsparteien stimmen überein, dass bereits der hinreichende Verdacht eines schuldhaften Verstoßes einen ausreichenden wichtigen Grund darstellt.

c) der Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen einer der Vertragsparteien gestellt wird.

9.2. Die Kündigung bedarf der Schriftform.

9.3. Hat eine Vertragspartei die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund zu vertreten, so ist sie zur Rückgewähr der von der anderen Vertragspartei empfangenen Leistungen verpflichtet, nicht jedoch zur Rückforderung der von ihr gewährten Leistungen berechtigt. Ist die rückgewährpflichtige Vertragspartei wegen der Beschaffenheit der erlangten Leistung(en) oder aus sonstigen Gründen zur Rückgewähr außerstande, so hat sie den marktüblichen Wert der empfangenen Leistungen zu ersetzen. Der zur fristlosen Kündigung berechtigten Vertragspartei bleibt das Recht vorbehalten, einen weiteren Schaden geltend zu machen.

10. Rücktritt der teilnehmenden Firma und Schadensersatz

10.1. Tritt die teilnehmende Firma aus einem nicht von der AE zu vertretenden Grund vom Vertrag zurück oder beantragt eine Umbuchung der bestellten Leistung auf eine andere Veranstaltung, so ist die teilnehmende Firma zum Schadensersatz verpflichtet. Die Schadensersatzleistung wird pauschalisiert wie folgt festgesetzt:
Erfolgt der Rücktritt innerhalb von 2 Wochen vor dem Termin der Veranstaltung, werden 80 % der vollen Vertragssumme fällig. Ist der tatsächlich entstandene Schaden höher, darf der Veranstalter den höheren Schaden geltend machen.
Erfolgt der Rücktritt zu einem davor liegenden Zeitpunkt, werden 50 % der vollen Vertragssumme fällig.

11. Haftungsbegrenzung

11.1. Schadensersatzansprüche aus positiver Forderungsverletzung, Verschulden bei Vertragsabschluss und unerlaubter Handlung sind ausgeschlossen, soweit der Veranstalter, sein gesetzlicher Vertreter oder sein Erfüllungsgehilfe nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben und keine vertragswesentlichen Pflichten verletzt worden sind. Schadensersatzansprüche aus Unmöglichkeit der Leistung und Verzug bei leichter Fahrlässigkeit sind auf den Ersatz des vorhersehbaren Schadens beschränkt. Die Haftung für sonstige Sach- und Körperschäden ist ebenfalls ausgeschlossen, es sei denn, dass den Veranstalter Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit trifft.

11.2. Gegen den Veranstalter gerichtete Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von vertraglichen oder quasivertraglichen Pflichtverletzungen sowie aus Delikt müssen innerhalb der Ausschlussfrist von 6 Monaten klageweise geltend gemacht werden. Die Ausschlussfrist beginnt ab dem Zeitpunkt der Kenntnisnahme, spätestens jedoch ab der Beendigung der Veranstaltung. Die Ausschlussfrist gilt nicht für Schadensersatzansprüche wegen vorsätzlicher Pflicht- oder Rechtsverletzung.

11.3. Für Garderobe und unbeaufsichtigtes Material oder technische Geräte wird nicht gehaftet.

11.4. Die teilnehmende Firma ist verantwortlich für die Entgegennahme und Übergabe von Sendungen an den von der teilnehmenden Firma beauftragten Paket-/Frachtdienstleister. Die AE haftet nicht für entstandene Schäden bei der Anlieferung, Abholung oder Zwischenlagerung.

11.5. Die AE haftet nicht für Schäden, welche durch Störungen an Telefonleitungen, Servern und sonstigen Einrichtungen entstehen, die nicht in ihrem Verantwortungsbereich liegen.

12. Veröffentlichung von Fotos und Videoaufzeichnungen bei Veranstaltungen

12.1. Die AE ist berechtigt, Fotografien, Video- und Tonaufnahmen vom Veranstaltungsgeschehen anfertigen zu lassen und für Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass die teilnehmende Firma Einwendungen dagegen erheben kann. Die teilnehmende Firma versichert, von den teilnehmenden Mitarbeitern eine Einwilligung eingeholt zu haben, Fotos, Tonaufnahmen oder Videoaufzeichnungen, die während der Veranstaltungen erstellt werden, anderen Teilnehmern zugänglich zu machen und im Internet, in Fachzeitschriften und/oder anderen Publikationen zu veröffentlichen. Ist eine Veröffentlichung unerwünscht, muss die teilnehmende Firma oder ihre betroffenen Mitarbeiter dies schriftlich mindestens 48 Stunden im Vorfeld der Veranstaltung mitteilen – es erfolgt dann auch keine Veröffentlichung der Fotos, Ton- oder Videoaufnahmen. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft frei widerruflich.

12.2. Fotografie- und Videoaufnahmen der teilnehmenden Firma sind nur von ihren Ständen und Exponaten sowie nur nach vorheriger ausdrücklicher Anzeige gegenüber der AE zulässig. Die Aufnahmen von Personen müssen dabei den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Bei Veräußerung der Rechte auf die während der Veranstaltung unternommenen Aufnahmen sind 20 % des Honorars zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer an den Veranstalter abzuführen.

13. Datenschutz

13.1. Die teilnehmende Firma ist verpflichtet, die Anforderungen der geltenden Datenschutzbestimmungen in eigener Verantwortlichkeit einzuhalten. Dies umfasst insbesondere die personenbezogenen Daten, die die teilnehmende Firma im Rahmen einer AE-Präsenz- oder -Online-Veranstaltung selbst erhebt oder von dem Veranstalter aufgrund des gebuchten Leistungspakets erhält. Auf die Pflicht zum Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit der AE wird hingewiesen.

14. Schlussbestimmungen

14.1. Mündliche Nebenabreden bedürfen in jedem Fall zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Bestätigung des Veranstalters.

14.2. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort ist der jeweilige Veranstaltungsort, bei den Online-Veranstaltungen ist der Erfüllungsort Freiburg im Breisgau.

14.3. Ist die teilnehmende Firma Kaufmann oder hat sie innerhalb der Bundesrepublik Deutschland keinen allgemeinen Gerichtsstand, so ist Freiburg Gerichtsstand. Die AE ist daneben aber auch berechtigt, die teilnehmende Firma an dessen allgemeinem Gerichtsstand oder an einem etwa bestehenden besonderen Gerichtsstand zu verklagen.

Stand: 28.07.2022